办公室重要文件管理竟有这些“小技巧”

来源:中国保密在线 发布时间:2019-01-16 09:44 浏览次数: 【字体:

新闻来源:保密观微信公众号 作者徐明辉要说在机关单位工作,大家最常接触的可能就是各类文件了。

尤其是在当前信息技术的影响下,办公越来越倡导无纸化、电子化,很多文件都存储在计算机里,从内容和形式上给文件管理工作带来了便利,但也带来了一些安全方面的挑战。

特别是机关单位有些需要控制知悉范围的重要文件,一旦被误看误删误传会给工作带来很大困扰,因此还需要重点防范,通过技术处理增强文件的安全。

今天,“保密观”就向朋友们介绍一些咱们办公中比较实用且易上手的文件处理小技巧,供大家在工作中参考

直接隐藏文件夹

对于有些重要文件,不想被误看误传误删,最保险的方法,是选择直接隐藏文件夹。

推荐指数:★★★★★

步骤

1.选定需要隐藏的重要文件。2.点击鼠标右键,在“属性”对话框里,勾选“隐藏”选项,这时文件会自动隐藏。3.如要再次打开此文件,需在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,勾选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”即可。

压缩文件设置密码

防止重要文件被别人误看,还有一个安全保障的方法,就是给文件上把“锁”。

推荐指数:★★★★☆

步骤:

1.安装WinRAR等压缩软件。2.用鼠标右键点击需要压缩的文件,选择“压缩文件”。3.点击设置密码,依次点击“确定”“立即压缩”,这时文档会变成压缩后的文件并加密。4.如需再打开该文件,则右键点击压缩文件,按提示输入解压密码,文件就会被解压出来。注:这种方法加密性较强,运用较稳定,但由于每次查看都要解压,运用于占用较大存储空间的文件可能会影响打开速度。

更改文件扩展名

更改文件扩展名也是另辟蹊径隐藏重要文件的一种好方法。

推荐指数:★★★★★

步骤

1.在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,在下面的方框中去掉“隐藏已知文件类型的扩展名”选项,点击确定。2.回到原窗口,更改重要文件的扩展名,原文件就不能被打开。

选定要隐藏的文本文档;将其文件名的后缀“.txt”改为图片文件的后缀“.jpg”(这样文件就无法被打开查看);要查看该文件时,将文件扩展名改回“.txt”即可。

软件加密

最后,给大家介绍一种借助加密软件进行文件加密的方法。

推荐指数:★★★★

步骤

1.下载安装某一加密软件,具有快速安全、伪装隐藏、彻底粉碎等功能即可。2.选择需要加密的文件,点击“加密”按钮设置密码,加密后的文件点击进入无法查看内容信息,并可防止被删除、复制、重命名等操作。

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